新疆工程学院学生学籍档案管理办法(试行）

第一章 总则

第一条 学生学籍档案（以下简称学生档案）管理工作是学校的重要基础工作之一，为做好学生档案材料的收集、归档和管理工作,实现学生档案管理工作的规范化、制度化、科学化,提高档案管理水平，维护档案的真实性、严肃性，完善学校学生档案管理服务体系，有效地建立、保护和利用档案，充分发挥档案在学生管理中的作用，保障学生的正当权益。依据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》及相关法律法规，结合学校实际，制定本办法。

第二条 本办法适用于我校全日制本、专科学生。

第二章 档案管理机构、原则及其职责

第三条 学生档案实行归口负责和集中管理相结合的方式，学生处负责全体在校学生档案的管理，各学院及相关职能部门负责档案材料的收集、整理和移交工作。

第四条 各相关部门应指派专人（档案专员）负责学生档案的收集、归档、整理、鉴定、保管、统计、借阅和传递等各项基础工作。管理人员应自觉执行党和国家对档案管理的有关规定，确保档案的完整与安全。

第五条 学生处档案管理员工作职责：

（一）制定和完善学生档案管理规章制度；

（二）办理学生档案的查阅、借阅和转递；

（三）接收、鉴别和整理学生档案材料；

（四）做好学生档案的安全、保密、保管工作；

（五）办理其它有关学生档案事项。

第六条 学院及相关职能部门的职责：

（一）教务处、各学院要及时向学生处提交新生数据，以便对学生档案进行接收、核对、编号和保存；

（二）各学院及各相关职能部门按照要求做好新生档案、平时归档材料的收集、整理和移交工作；

（三）各学院及各相关职能部门按照要求做好毕业生档案归档材料的收集、整理和移交工作。学生处负责毕业生档案管理及转递工作。

第三章 档案的保管与保护

第七条 根据安全保密、便于查找的原则要求，对于学生档案应严密、科学地保管，严防档案的毁损、失散和泄密。

第八条 做好档案室的防火、防潮、防蛀、防盗、防光等工作，学生档案要用铁皮档案柜存放，要有防火、防潮、防高温、防盗、防光、防鼠等设施。

第九条 学生档案管理实行登记审批制度和定期核对制度。

（一）学生档案接收、查阅、存档、转递严格实行登记审批；

（二）每学年新生入学一月后对档案行进详细核对，做好信息化管理记录。

第四章 归档材料范围及要求

第十条 归档材料分类及内容

（一）入学材料：招生就业处提供的招生录取材料（包括高中学籍材料，如高中毕业生登记表、学年鉴定表、高考体检表等），各学院提供的新生履历表；

（二）学籍材料：教务处审核后的学业成绩单，校团委审核后的第二课堂成绩单；

（三）毕业认定材料：各学院和相关职能部门提供的实习鉴定表、毕业生登记表、学生体检表、报到证等各类材料；

（四）奖励材料：各学院和相关职能部门提供的学生在校学习期间获得的校级以上表彰奖励活动中形成的各种材料；

（五）处分材料：各学院提供的学生在校期间触犯国家法律，违反校纪校规，受到记过及以上处分的各类处分材料；

（六）可供组织参考的其他材料。

第五章 档案材料移交归档时间

第十一条 入学新生档案均由各学院在开学后一个月内收集齐全，按学号顺序进行编号，填写《新生档案移交清单》（一式两份），按要求向学生处提交登记存档。

第十二条 在校生取得各类奖惩材料及《休、复、转学、转专业证明》，应在形成文件下发后的一周内归档。

第六章 档案的利用

第十三条 查阅和借用档案，应遵守的规定和原则：

（一）各学院只能查阅本学院的学生档案。查阅学生档案应出具介绍信，由部门负责人签字，并加盖所在单位公章经学生处审批同意方可查阅；外单位人员（用人单位或特殊情况）需要查阅学生档案的，须持本单位介绍信、学院介绍信和有关身份证明，经主管校领导签字同意方可查阅。在查阅学生档案时，档案管理员必须在场。

（二）查阅档案的单位或个人不得擅自拍摄复制档案的内容，确因工作需要利用档案材料取证的，须经主管校领导批准，方可复制拍摄。查阅学生档案必须严格遵守保密制度，严禁拆卸、涂改、圈划、批注、抽取和撤换档案材料。

（三）学生档案原则上严禁借出。

（四）依据档案材料中所记载事实，向有关部门出具证明时，不得出具有评论性意见的文字。

（五）档案的查阅必须进行详细的登记记录，严格审核查阅者资质及审批手续。

第七章 档案的转递

第十四条 学生毕业（结业、肄业）、转学、退学等学籍变动发生后，应当及时办理档案转递手续。

学生档案在校外转递必须使用统一印制的专用档案袋，经严格密封后通过机要邮局寄送、转递，必要时可派专人送取，不得以普通函件邮寄。

第十五条 在校内跨专业、跨学院转学及留级的学生，学籍管理部门应当在学生学籍变更后，及时将学生学籍变更通知书送达有关学院；有关学院在接到学生学籍变更通知书后，应及时开具证明来学生处重新编号整理存档。

第十六条 转到其他学校学习的学生，有关学院应当在接到学生转学通知后及时开具证明，在学生处办理学生档案转递，填写《档案转递单》，按规定寄发或送交。通过机要邮局寄发的，自寄发之日起1个月未收到回执者，学生处应与档案接收单位联系，加以确认。

第十七条 由其他学校转入我校的学生，有关学院在收到学生档案后要认真检查验收，经审验无误后及时将回执寄回对方，并持相关证明前来学生处存档。

第十八条 毕业生档案的转递工作，由学生处按有关规定组织实施。

第十九条 申请自费出国或主动申请退学的学生，其档案由学校征求学生本人意见后，按规定寄送至有关单位代管。

第二十条 受退学、开除学籍处分的学生，其档案由学校寄送至学生家庭所在地人事部门管理。

第二十一条 当年未报到入学的本、专科新生，其档案由学校转回生源所在地招生部门。

第二十二条 因故失踪、死亡的学生，或因学生出国等其他原因导致档案无法转递而滞留的，为其保管档案两年，两年后转寄回学生生源所在地。

第八章 法律责任

第二十三条 档案管理员违反《中华人民共和国保守秘密法》、《中华人民共和国档案法》的，视情节轻重，予以严肃处理直至追究相应法律责任。

第九章 附则

第二十四条 本办法与现实行法律、法规、部门规章相抵触的，以法律、法规、部门规章为准。

第二十五条 本办法的解释权归学生处所有。

第二十六条 本办法自发布之日起执行。